OU Administrative Policies
and Procedures
371 Wilson Blvd., Suite 4000
Rochester ,
MI
48309-4482
(location map)
257 Moving Expenses
SUBJECT: | MOVING EXPENSES |
NUMBER: | 257 |
AUTHORIZING BODY: | STRATEGY COUNCIL |
RESPONSIBLE OFFICE: | 财务和行政副总裁 |
DATE ISSUED: | JULY 1987 |
LAST UPDATE: | APRIL 2018 |
RATIONALE: 为员工搬家费用的资格、批准和报销提供指导. 搬家费用报销只应用于竞争性招聘目的,以吸引合格的候选人. | |
POLICY: Oakland University (University) will, 须事先获得有关部门行政主任的批准, 为某些新员工报销合理和适当的搬家费用,具体如下.
新员工从以前的住所到大学的通勤路程必须比他们以前到以前工作地点的通勤路程至少多50英里.
搬家费用必须在雇员入职之日起一年内支付.
可报销的最高金额由雇员的分类决定.
搬家费用必须在招聘单位的资源范围内支付.
Moving Expenses for new Executive Officers, Deans, Academic Administrators, full-time tenure track faculty, 教练和行政专业人员(工资级别为S或以上或同等的个人合同全职(IF)职位)最多可获得10美元的报销,000. 所有可报销的搬家费用都被认为是应纳税的收入,并将受到联邦政府所有适当的扣缴, state, 和地方税收按照大学的正常工资惯例. | |
SCOPE AND APPLICABILITY: 符合上述条件的新员工. | |
DEFINITIONS:
Academic Administrator: 教务长,副教务长, associate provost, 或e级AA级学术主任.
Administrative Professional: 由e类PF定义的专业工作人员(AP).
Executive Officer: 总裁,副总裁或其他由e级EE定义的人. | |
PROCEDURES: 招聘主管应事先获得相应执行干事的书面批准,以报销搬家费用. 批准的搬家费用报销应包含在录用通知书中. Not all moving expenses are reimbursable. 所有接受搬家费用报销的员工必须填写搬家费用报销汇总表. 此表格将详细记录可报销费用,并要求员工提供证明. 搬家费用报销汇总表的说明标签中提供了可报销费用的解释和示例,如下所示. REIMBURSABLE EXPENSES 雇员在搬家过程中可能产生的一些费用有资格报销. 这些类型的费用包括但不限于以下方面: 运输家庭用品和个人物品的费用 • Cost of a moving company •在自主移动中租用卡车的成本 •自动驾驶的实际燃油费用, (移动必须遵循最短最直接的路线) • Parking fees and tolls while in transit •包装、装箱和运输家庭用品的成本 •将员工的汽车和宠物运送到新家的费用 •在员工的物品从原住所搬到新家之前的连续30天内,存储和保险家庭物品的费用. Travel expenses for the Employee & members of household (one trip per person, 你们不需要一起旅行或同时旅行。 •机票(经济舱,详见欧大旅游政策1200) •住宿(在旅途中,在老地方住一晚) & one night upon arrival) •标准的联邦里程报销率 • Parking fees and tolls while in transit
NON-REIMBURSABLE EXPENSES 雇员在搬家过程中可能产生的某些费用是不符合报销条件的,包括, but not limited to, the following:
REIMBURSEMENT PROCESS 搬家费用必须由雇员支付. 学校不允许直接支付员工的搬家费用. To reimburse the employee, 部门必须填写付款凭证(PV),帐户代码为K069,并附上以下资料:
所有文件必须送到应付帐款办公室. REPAYMENT 如果收到搬家费用报销的员工在其雇佣之日起十二(12)个月内终止或辞职, 雇员须负责向大学偿还全部偿还款项. | |
RELATED POLICIES AND FORMS:
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APPENDIX: |